Оптимизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24

Ряд компаний понимают, что выполнение задач вручную и отсутствие автоматизации загоняют их бизнес в капкан, делают неконкурентоспособным. Пока персонал борется с ветряными мельницами и делает все вручную, их конкуренты концентрируются над профильным видом деятельности, заботятся о развитии.

При этом внедрять СRM, например, Битрикс24 они не спешат. Даже оптимизация типовых процессов, не говоря об индивидуальных вызывает тревогу. Причина проста – нет понимания, какие именно процессы нужно автоматизировать, нет уверенности, что это облегчит труд, а не перегрузит персонал.

Что делать? Избавляться от страхов, изучать возможности CRM и действовать - внедрять, настраивать её. А первым этапом будет именно обозначение, выделение конкретных процессов, которые требуют автоматизации.

Определение процессов, требующих автоматизации в Битрикс24

1. Прежде всего выполните анализ существующих процессов. Обязательно выявите ключевые операции, которые отнимают много времени, требуют огромное количество кадровых ресурсов. Визуализируйте последовательность действий и взаимодействие между различными подразделениями в «привязке» к этим процессам.
2. Обратите внимание на конкретные узкие места в текущих процессах. Мало сказать: «У нас проблема с выставлением счетов». Выделите конкретные зоны, где возникают задержки или ошибки. Например, это могут быть задачи с поэтапной оплатой.
3. Установить четкие цели, которые вы хотите достичь с помощью автоматизации. Если говорить о процессах, которые связаны непосредственно с персоналом, это чаще всего увеличение продуктивности, сокращение времени выполнения задач. Если же смотреть в более широком срезе - улучшение качества обслуживания клиентов. И такая СRM как Битрикс24 здесь очень здорово выручит.
4. Соберите информацию от сотрудников, участвующих в текущих процессах. Они станут отличными источниками информации о том, какие задачи трудоемки, а какие, возможно, уже практически довели до выгорания и увольнения. Вы только представьте: специалисту нравится направление, коллектив, но из-за отсутствия автоматизации рутинных операций он чувствует себя подавленным, угнетённым, «тянущим» за собой ворох ежедневных проблем. Это печально, но из-за отсутствия СRM легко потерять сотрудника. Поверьте, мы знаем о чём пишем. Автор этого текста однажды из-за отсутствия СRM даже сбежал из одной компании с испытательного срока, испытывая настоящий ужас от хаоса при постановке задач. Хотя верным решением перед уходом было бы рекомендовать компании внедрение СRM, но в те времена CRM Битрикс24 еще не воспринималось как мастхэв, и предложение не было сделано. Впрочем, компания, работающая без CRM тоже лопнула, как шарик. Без оптимизации бизнес-процессов, наверное, на иной сценарий и нельзя было надеяться.

Планирование внедрения

Определите, будете ли вы самостоятельно проводить внедрение или привлечете интегратора. Опытные специалисты существенно ускорят процесс и, главное, предотвратят ошибки из-за недостатка компетенций. Да, настройки Битрикс24 максимально гибкие, но максимально управляемыми (особенно до этапа обучения) они являются только в руках профессионалов. Зато настройка CRM под конкретный бизнес, наполнение CRM данными, интеграция с другими сервисами будет под полным контролем. Где искать таких опытных ребят, обращайте внимание на тех, кто уже проверен, сертифицирован. Это легко проверить, зайдя на официальный сайт Битрикс24. Золотые партнёры – это не модная «упаковка», а подтверждение реального опыта.


Определите, какой вариант СRM - Коробка или Облако вам оптимально подходит (будет перелинковка с соответствующей статьёй).
Включите в ближайшие планы обучение сотрудников. Наиболее рациональный вариант – обучение будет проводить сам интегратор. Но важно изначально подготовить информацию, чтобы обучение было грамотно адаптировано под разные роли пользователей конкретно вашей компании.

Оптимизация типовых бизнес-процессов

А на «десерт» рассмотрим несколько практических примеров, как оптимизировать типовые бизнес-процессы. Сфокусируемся на трёх популярных процессах:

• Счета.
• Выдача наличных.
• Работа с заявлениями на отпуска.

Счета

Оплата счетов вручную может быть сложной по нескольким причинам:

• Требуется значительное время на обработку каждого платежа, включая заполнение документов и отслеживание статусов платежей.
• Человеческий фактор никто не отменял. Существует риск ошибок при ручном вводе данных, что может привести к путанице в отчетности, финансовым потерям.
• Ручная оплата затрудняет контроль над текущими финансовыми потоками и может увеличить вероятность пропуска критически важных сроков оплат.
• Непрозрачность процессов чревата заминками (то есть это опять история с дедлайнами), что также может сказаться на взаимодействии с клиентами, партнёрами.

Что конкретно возможно с Битрикс24?

• Проведение оплаты непосредственно через бизнес-процессы. Идеальная возможность для полной прозрачности бухгалтерии компании, фиксация статусов платежа, способа оплаты и ответственного за процесс

• Cамо выставление счета. По умолчанию счет имеет 3 стадии: новый, отправлен клиенту, закрыт (оплачен или не оплачен).

• Удобная работа (в один клик) с простыми счетами и функционал для счетов, которые связаны с поэтапной оплатой (неполной суммой).

• Работа с отчетностью. Если вы выбираете Битрикс24, вам доступна сводная аналитика за конкретный период времени.

• Контроль. Вы можете получать уведомления при любом изменении в процессе.

• Оформление сопроводительной документации. Она автоматически формируется и заполняется на основании данных CRM. Формирование документов становится работой на 3-4 клика. Признайтесь честно, сколько времени на это тратит персонал в компании, где нет CRM?

Очень удобно и практично, что каждый счет можно синхронизировать с 1С, распечатать по настроенному шаблону, отправить клиенту в виде документа или публичной ссылкой.

Важно! Более того, каждый счет можно подключить к роботу и тригеру.

Как это работает? Вы выставили счет на предоплату оборудования и отправили его клиенту на электронную почту. Сработал триггер «Письмо отправлено» и перевел сделку в стадию «Счет на предоплату». Через установленное время после отправки письма срабатывает робот «Задача» с напоминанием позвонить клиенту и узнать, когда он оплатит счет.

Выдача наличных

В крупных компаниях без СRM (увы, они не редкость в Беларуси и в 2025 году) процесс выдачи наличных превращается в настоящий ад.

Если заявку подал сотрудник самого низкого звена, а иерархия в компании внушительная, идёт согласование с начальником отдела, потом департамента, потом заместителя директора

Сотрудники, указанные в очереди утверждающих, одобрят или отклонят ваш запрос.

Что конкретно возможно с Битрикс24?

• Цепочка утверждения запроса на получение денег станет автоматической. После того как процесс будет запущен, он отправляется на утверждение вашему непосредственному руководителю, затем руководителю высшего звена. Цепочка утверждения завершается на уровне руководителя и будет отправлена в бухгалтерии.

•  После того как бухгалтер предоставит наличные, сотрудник, который отправил запрос, получит автоматически получить задание по предоставлению отчета о расходах.

•  Как только отчет будет заполен, бухгалтеру получит данные.

В момент бухгалтера приёма отчета, бизнес-процесс будет завершен. Никакой «мышиной возник»

Безусловно, в каждой компании могут быть свои нюансы. Но изменения параметров бизнес-процесса всегда доступны администратору.

Настроив этот бизнес-процесс, выдача денег не будет головной болью. Главное, чтобы действительно все получилось, и автоматизация реально экономила время на первом этапе важно позаботится о следующих нюансах.

Включение последовательности действий в шаблоны процессов. Важно чёткое обозначения порядка выполнения шагов и условия, при которых они будут активированы. Только так можно обеспечить структурированный подход к выдаче денег от момента запроса на выдачу до формирования отчётной документации

Важно грамотно прописать и условия запуска (условий, при которых бизнес-процесс будет автоматически активирован). Таким условием может быть создание новой записи о потребности в деньгах.

Работа с заявлениями на отпуска

Элементарная подача заявления на отпуск в компаниях, где нет в CRM, превращается в настоящий бег с препятствиями. Казалось бы, сценарий достаточно простой, в чём же сложности?

Если в компании нет CRM, то нередко «спотыкаются» на следующих «подводных камнях».

Отсутствие централизованной информации. Сплошная «каша». Без CRM все данные о работниках, их отпусках и связанных документах находятся в разных местах (например, в электронных таблицах, бумажных записях и т.д.). Доступ сложен, управление этой информацией сложно, хаотично (если быть честным – его нет).

При выполнении процессов в ручную вероятность задержки утверждения отпуска увеличивается. Маргарита Макаровна говорит начальнику отдела «Иннокентий Гаврилович, я планирую пойти в отпуск 10 мая». «Иннокентий Гаврилович» звонит в другой корпус директору. У него занято. Потом Василиса Афанасьевна его приглашает в кафе за круассанами, и про отпуск Маргариты Макаровны все забыли. Маргарита Афанасьевна нервничает, но так как непонятно на какой стадии утверждение отпуска, она втихаря заказывает на сайте новый купальник на море, но утверждения на отпуск все нет. Через неделю она всё-таки интересуется у Иннокентия Гавриловича о том, как обстоят дела, и он говорит, что нужно немного подождать. Он понимает, что «накосячил», бросает свой проект и мчится в соседний корпус. Там принимают делегацию, которая хочет купить огромную партию товара, но предполагаются долгие дебаты. Отпуск Маргариты Макаровны под угрозой. А ведь этого могло и не быть, если бы в компании был внедрён и настроен Битрикс24.

Не хотите, чтобы ваши сотрудники оказались в ситуации, как Маргарита Макаровна, а партнёры и клиенты попали в другие казусы? Оптимизируете бизнес-процессы!