Что выбрать - облако или коробку Битрикс24?

При внедрении CRM Битрикс24 возникает дилемма: какую версию выбрать – облачную или коробочную. Принципиальная разница состоит в том, что «облако» не нужно устанавливать на серверы, а коробочная версия разворачивается на серверах компании или хостинг-провайдера.

Плюсы подписки на облачный Битрикс24

1.        Облачная версия обеспечивает быстрый старт работы. На деле вы можете начать работу сразу после регистрации. И пока «коробку» разворачивают, ваши хлопоты уже иные – подбор инструментов, с которыми будет работать команда и непосредственно приглашение в пространство Битрикс24 коллег. На всех тарифах облачной версии Битрикс24 доступно приглашение пользователей индивидуально по e-mail, SMS приглашение по ссылке
2.        «Облако» обеспечивает снижение затрат на инфраструктуру. Закупать или даже арендовать серверное оборудование, особенно если это маленькая компания, нередко невыгодно. Более того, возникает вопрос, кто будет заниматься обслуживанием.  В случае с облачной версией вопросы, связанные с обновлениями, поддержкой актуальностью версий решаются фактически автоматически. В случае с коробкой «спасение утопающего» превращается в «дело рук самого утопающего». Нет, для многих компаний, где в штате есть толковые техспецы, это не проблема, и эта операция органично вписывается в пул обязанностей, но для маленькой компании, где нет своего сисадмина, это может стать серьёзной проблемой: да, она решится через привлечение подрядчика, но затраты на обслуживание инфраструктуры будут далеко не всегда оправданные. Возникает то чувство, что это всё «на вырост». И функционально, и круто по возможностям, но, как говорят «нам бы сейчас  ночь пережить и день скоротать». Если в компании не всё стабильно, и каждый рубль на счету, такие опасения вполне понятны.
3.        При выборе «облака» можно сразу думать о преимуществах тарифа, при выборе коробки связывают с приобретаемой лицензии, количеством пользователей и задачами параметры оборудования.
4.        При выборе облака вас не беспокоит версия PHP. Технические вопросы - на стороне  Битрикс24. Для работы же продукта в коробочном варианте с 1 марта 2024 года минимальная версия PHP — 8.1 и выше.  Опять-таки специалист, который возьмет на себя ответственность за обновление, должен быть или в вашей команде, или среди ваших подрядчиков. Также для корректной работы СRM необходимо наличие следующих расширений PHP:

• GD – библиотека для работы с изображениями. Без неё будет проблема с работой модулей статистики, рекламы, техподдержки.
• PHP XML. Оно ценно для работы системы обновлений.
• FreeType – библиотека для корректной работы механизма CAPTCHA.
• Поддержка регулярных выражений (POSIX и Perl-compatible) –для корректной работы внутренних механизмов.
• Zlib compression. Используется для работы модуля Компрессии, который важен для оптимизации скорости работы с сайтом. Фактически всё реализуется за счет сжатия объемов данных, которые вы передаете.

Впрочем, важно понимать, что и при сопутствии техспецов в команде выход есть всегда. Каждый должен заниматься профильным видом деятельности. Оптимальный вариант – обращение в компанию, которая сразу выполняет установку, настройку коробочной версии Битрикс24, предлагает дальнейшее обучение по продукту, абонентское обслуживание.

Более того, так как возможна установка на серверы хостинг-провайдера, вопрос о необходимости сервера вообще не должен быть вашей проблемой. Компромисс есть. И если по функционалу вам подходит именно коробка, а не «облако» Битрикс24, не стоит «урезать» себя только потому, что для установки требуется сервер.

В компаниях Беларуси распространена как установка Бирикс24 на локальный сервер компании, к которым, например, уже подключены телефония, 1С, так и на арендованный сервер у хостинг-провайдера.

Плюсы коробочной версии Битрикс24

Установка же именно коробочной версии имеет свои плюсы:

• При грамотной настройке сервера можно добиться наилучших результатов в плане скорости. В том числе, при большой нагрузке нет препятствии для создания реплики базы данных, увеличения оперативной памяти.
• Вы сами размещаете Битрикс24 на своем сервере или у хостера и следите за скоростью и надежностью его работ. И это не голословный факт: Перед покупкой продукта можно протестировать все функциональные возможности продукта коробки и облака на демоверсии.
• Уже в момент установки вы можете сделать разную аутентификацию и настроить ее как хочется вам. В плане безопасности это очень ценно.
• Разработчики имеют доступ к API.
• Можно менять дизайн портала в фирменном стиле.
• Можно разрабатывать свои модули, внедрять новые разделы и таким образом решать нестандартные задачи.
• Доступна любая доработка бизнес-процессов.
• После установки вы уверены: все данные хранятся у вас, ведь коробочный Битрикс24 разворачивается непосредственно на ваших серверах.

Тарифы и возможности Битрикс24

И облако, и коробка располагают своими разновидностями. В облачной версии это тариф, к коробочной версии - тип лицензии. Они отличаются по стоимости, функционалу, количеству пользователей. Также в тарифах облачной версии различается объём хранилища.

Как приобрести облачную и коробочную версию Битрикс24

Коробочная версия предполагает единовременный платеж при покупке, а затем ежегодные небольшие доплаты за продление лицензии. То есть речь идёт о лицензии с продлением.

В долгосрочной перспективе коробка отлично окупается. Cогласно статистике,  окупаемость коробочной версии Битрикс24 в Беларуси -2-3 год., быстрее всего окупается коробочная версия с лицензией «Корпоративный портал 50».

Для приобретения же Битрикс24 в «облаке» требуется регулярная подписка на 1 или 12 месяцев.

Есть ли бесплатная версия?

• Тариф CRM Битрикс24 Бесплатный в «облаке» доступен без ограничения по времени, но его функционал ограничен.
• Для тех, кто планирует приобрести лицензицию на «коробку», предлагается демо-установка с периодом использования в 30 дней.

Обеспечена ли техподдержка?

Для всех обладателей коробочной версии предусмотрена поддержка. При использовании «облака» она доступна только на коммерческих тарифах.

Какие особенности хранения данных у коробочной и облачной версии?

При приобретении любой лицензии «коробки» нет ограничений при хранении данных. Но всё зависит от сервера. Поэтому если сервер подобран неправильно, возможна блокировка собственных же возможностей. При выборе же облака все зависит от тарифа:

• Максимальный объем онлайн-хранилища - в соответствии с тарифом  «Бесплатный 5 ГБ»,  «Базовый 24 ГБ»,  «Стандартныйс» 100,  «Профессиональный» 1 024  ГБ,  «Энтерпрайз» 3 ТБ.
• Общий диск компании «Общий Диск компании»  доступен только на тарифах «Стандартный», «Базовый», «Энтерпрайз».
• На базовом и бесплатном тарифах доступны только «Диски сотрудника».
• Если вы не используете Битрикс24 вам может показаться это не принципиальным, но разница есть «Общий диск» – это же действительно очень удобно. У всей команды есть доступ к актуальным версиям файлов. Нет проблем с доступом к шаблонам, регламентам. И если вы сомневаетесь какой тариф облака выбрать «Стандартный» или «Базовый», это один из аргументов почему «Стандартный» тариф действительно круче «Базового». Также именно начиная со «Стандартного» тарифа (и выше) на «облаке» доступны «Диски Групп и Проектов». Только от тарифов «Стандартный» доступна и интеграция с внешними дисками. И она также очень удобна. Перенос файлов из других облачных хранилищ – например One Drive, Google Drive, Dropbox, Яндекс.Диск очень удобен.

А что с безопасностью?

Если говорить техническим языком, в облачной версии Битрикс24 безопасность реализуется через использование протокола SSL (Secure Sockets Layer) и проактивного протокола WAF (Web Application Firewall).

В облаке SSL обеспечивает шифрование данных, передаваемых между клиентом и сервером, что помогает предотвратить перехват информации злоумышленниками. WAF анализирует трафик и блокирует потенциальные атаки, такие как межсайтовый скриптинг и SQL-инъекции, обеспечивая таким образом защиту данных пользователей на платформе, размещенной в защищенных дата-центрах.

Коробочная же версия предлагает более гибкие настройки безопасности. Поскольку данные хранятся на собственных серверах компании, администраторы могут настроить уровни доступа, шифрование данных и управление резервными копиями в соответствии с внутренними политиками безопасности.

Доступ к backend в Битрикс24 в коробочной версии предоставляет ряд преимуществ для обеспечения безопасности корпоративного портала. Администраторы могут контролировать и настраивать механизмы проективной защиты, включая внедрение средств фильтрации и защиты от внешних угроз, максимально оперативно  реагировать на новые уязвимости и угрозы, минимизируя риски взлома и утечки данных.

Администраторы без проблем могут проводить аудит безопасности и тестирование системы на устойчивость к угрозам, что повышает общую защищенность системы Наличие возможности обновления системного ПО и модулей напрямую из backend также способствует поддержанию актуальности защиты от киберугроз.

Именно «коробка» в плане безопасности – оптимальный вариант для следующих видов бизнеса

1. Крупные и средние организации, которые имеют многодепартаментную структуру ми нуждаются в надежной защите данных и возможности настройки прав доступа. Коробка позволяет создать уникальные права для сотрудников и сохранить контроль над безопасностью информации.
2. Предприятия с высоким уровнем конфиденциальности: «Коробка» ценна для бизнесов, работающих с конфиденциальной информацией, такой как финансовые данные, личные сведения клиентов и сотрудники, важно обеспечить защиту от утечек. Коробочная версия помогает установить индивидуальные настройки безопасности, учитывающие специфику компании.

Что такое уникальные права для сотрудников?

Не все понимают, что такое (и насколько ценны) уникальные права доступа для сотрудников в «коробочной» версии. При этом для владельцев бизнеса функция ограничения по занимаемой должности в Битрикс24 - важнейший инструмент и обеспечения безопасности, и сохранения коммерческой тайны.

• Ограничение по занимаемой должности реализуется на основе прав сотрудника, что обеспечивает иерархический доступ к документам внутри компании. Каждый сотрудник может быть включен в различные группы пользователей, и каждой группе присваиваются определенные права доступа.
• Система групп пользователей позволяет организовать доступ к документам таким образом, чтобы, например, генеральный директор имел доступ ко всем документам компании, тогда как доступ к его личным документам будет ограничен. Для департамента маркетинга можно создать отдельное хранилище документов, доступное только сотрудникам данного отдела и генеральному директору.
• Структурирование группы. Внутри департамента можно организовать дополнительные хранилища документов, доступные только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей, а также руководителю и генеральному директору. Таким образом, доступ организуется по принципу деления по должностям.
• Более того, в случае необходимости, доступ конкретного сотрудника к документам может быть предоставлен на временной основе по запросу к администратору. Например, для оценки макета календаря маркетологом, который должен получить доступ к материалам в закрытом разделе.

Битрикс24 также позволяет задавать неполные права доступа для групп пользователей. Например, некоторые сотрудники могут быть наделены правом создания документов, в то время как другие смогут лишь просматривать их без возможности редактирования.

Каковы принципиальные различия кода и API

Облачный Битрикс24 «заточен» только на REST API, коробочный на REST API, Битрикс API, D7 API.

REST API - набор протоколов, которые позволяют приложениям общаться друг с другом. REST API позволяет разработчикам создавать приложения, которые могут получать и отправлять данные на сервер. Это может включать в себя все, от чтения и обновления информации о контактах до управления задачами и проектами.

D7 API AP и Битрикс API предоставляет более глубокий доступ, возможности для доработок, но требует более глубоких знаний PHP и структуры Битрикс.

На практике это означает, что с коробочной версией расширяются:

• Возможности для автоматизации бизнес-процессов.
• Возможности для интеграций. Например, 1С:Битрикс24 (коробка) интегрирован с MS Office, OpenOffice и LibreOffice, MS Exchange Web Mail, MS Outlook и Google, продуктами MacOS, iOS, Android, «1С:ЗУП» (данные по сотрудникам), Active Directory/LDAP Интегратор + NTLM (корпоративная сеть), коннектором к MS SharePoint и MS Exchange Server 2007/2010.

А что специалисты советуют по конфигурации серверов для «коробки»?

«Коробку не стоит бояться» и из-за поиска серверов.

Команда Битрикс в открытом доступе выложила  ценные рекомендации по конфигурации серверов для коробки Битрикс24:

• До 50 пользователей: Intel Xeon E3-1230v5 3.4 ГГц, 4 ядра / 2 × 2 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 256 ГБ SSD под файлы базы данных / 16 ГБ DDR4.
• 50 – 100 пользователей: Intel Xeon E3-1230v5 3.4 ГГц, 4 ядра / 2 × 2 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 256 ГБ SSD под файлы базы данных / 24 ГБ DDR4.
• 100 – 500 пользователей: Intel Xeon E3-1230v5 3.4 ГГц, 4 ядра / 2 × 2 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 256 ГБ SSD под файлы базы данных / 32 ГБ DDR4.
• 500 – 1000 пользователей: Intel Xeon E5-1650v4 3.6 ГГц, 6 ядер / 2 × 4 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 480 ГБ SSD под файлы базы данных / 64 ГБ DDR4.
• 1000 – 5000 пользователей: Intel Xeon E5-1650v4 3.6 ГГц, 6 ядер / 2 × 4 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 480 ГБ SSD под файлы базы данных / 128 ГБ DDR4.
• От 5000 пользователей: 2 сервера Intel Xeon E5-1650v4 3.6 ГГц, 6 ядер / 2 × 4 ТБ HDD под файлы портала / 2 х 480 ГБ SSD под файлы базы данных / 128 ГБ DDR4.

Да, это как говорят «средняя температура по больнице», и реальные проекты могут потребовать корректировки, но как опорную информацию эти данные вполне можно использовать.

С чего начать?

Если чёткого понимания (а точнее, чётких аргументов), что вам нужно «облако» или «коробка» нет, начините с «облака». При этом помните: у Битрикс24 доступна возможность перехода с облака на коробку. Если в будущем ваши требования изменятся и вам потребуется больше функционала или контроль над данными, вы сможете без труда перейти на коробочную версию. Облачные решения предлагают отличную возможность для старта и дают доступ к современным технологиям без необходимости больших первоначальных инвестиций. А в процессе использования у вас будет время подумать, стоит перейти на более крутой тариф того же «облака» или на «коробку». С тех пор, как в 2021 году появился такой удобный инструмент, как Сканер совместимости с тарифами, переходы с тарифа на тариф в “привязке” к функциональности стали вообще максимально комфортными.

В прочем, если изначально в приоритете – максимальная конфиденциальность, стабильность работы при высоких нагрузках, высокая производительность, потребность в нестандартных решениях, изменение интерфейса, широкий набор инструментов для кастомизации дизайна в соответствии с вашими потребностями и предпочтениям, множество интеграций, включая интеграции с иными корпоративными системами предприятия, отдавайте предпочтения сразу «коробке».

Тариф, вид лицензии: как выбрать оптимальное решение?

Облако и коробка и их версии (для облака - это тарифы, для коробки - тип лицензии) отличаются между собой рядом нюансов, но первое

• количество пользователей в компании и, соотвественно, пользователей CRM,
• сложность бизнес-процессов компании,
• прогнозы относительно необходимости масштабирования компании (если планируется открывать филиал, сразу же стоит подумать о решении, которая поможет поддержать многодепартаментность),
• необходимость в обеспечении максимальной конфиденциальности.

Наши специалисты обсудят с вами структуру компании и, соотсветственно, оптимальную структуру СRM, инструменты, которые помогут оптимизировать ваши бизнес-процессы, подберут вариант облачного или коробочного решения с учётом объёма данных, масштабируемости, специфики работы с правами доступа.